Privacyverklaring Notariskantoor Van Duin
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notariskantoor Van Duin
Adres: Dorpsstraat 80
Postcode / Plaats: 1901 EN Castricum
Contactpersoon: G.W. van Duin
e-mailadres: notaris@notarisvanduin.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra een akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten zomede het onderhouden van contact met u
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens zijnde een opdracht waaraan geen notariële akte is gekoppeld, zoals advisering, het opmaken van een onderhandse akte, afwikkeling van een nalatenschap, legalisatie van uw handtekening, het opvragen van een offerte, het afgeven van een afschrift enzovoorts, geldt dat uw gegevens uitsluitend worden gebruikt voor het informeren van derden op uw verzoek, ter uitvoering van de opdracht, kenbaarheid, op grond van wettelijke verplichtingen en het informeren en faciliteren van samenwerking in de keten.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder Kadaster, Kamer van Koophandel, Basis Registratie Personen
- Makelaar of andere (hypotheek)adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
- Bank of andere financiële instelling
- Accountants waarvan u cliënt bent
- Estateplanner waarvan u cliënt bent
- Fiscalist waarvan u cliënt bent
- Financieel adviseur waarvan u cliënt bent
- Advocaat waarvan u cliënt bent
- Schenker
- Testateur
- Overige bronnen
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
- Toestemming. Als wij uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u heeft deze toestemming verleend, dan heeft u ook altijd het recht om deze toestemming in te trekken.
- Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst. Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische of fiscale diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
- Wettelijke verplichting. Een notaris is op grond van de Wet op het Notarisambt verplicht bepaalde persoonsgegevens op te nemen in een akte, zoals naam, voornamen, geboorteplaats- en datum, adres, woonplaats en burgerlijke staat van partijen.
- In verband met een gerechtvaardigd belang.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Op grond daarvan verstrekt ons kantoor verstrekte persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- Kadaster
- Kamer van Koophandel
- Registerhouders, zoals de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie
- Belastingdienst
Tevens worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan de door u ingeschakelde ketenpartners zoals bijvoorbeeld de makelaar of andere (hypotheek)adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent of de accountants/financiële adviseurs waarvan u cliënt bent, welke bron zijn van de verstrekte gegevens.
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht op inzage door de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte én u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor “direct marketing” kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor, dan horen wij dit graag via notaris@notarisvanduin.nl . U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.